Hvor ser jeg sendte beskeder?
- Beskeder i Aula ligger i beskedmodulet som beskedtråde. En beskedtråd har således både afsenders og modtagers beskeder samlet i én korrespondance. Disse er altså ikke opdelt i sendt og modtaget. Det betyder, at der ikke er en traditionel ind- og udbakke som det kendes fra e-mails. Det er altid den seneste beskedtråd, som ligger øverst i rækken af beskedtråde. Det gælder uanset, om den sidste besked heri er sendt af modtageren eller afsenderen.
Du kan altid søge specifikt i beskedmodulet, fx på navne eller indhold.
Hvordan tilføjer jeg personer til eksisterende beskedtråde?
- Hvis du ønsker at tilføje flere deltagere til en besked, gøres dette let ved at vælge den konkrete besked, klik på ’… Flere’, og derefter på ’Tilføj modtagere’. Søg på den person du ønsker at tilføje, og klik på OK. Den nye deltager kan nu se hele den tråd, som personen er tilføjet. Hvis du oplever, at du ikke kan finde en kollega, kan det være fordi kollegaen allerede er tilføjet til samtalen.
Hvordan trækker jeg en besked tilbage?
- I Aula er det ikke muligt at trække beskeder tilbage. Det er derfor vigtigt, at du sikrer dig en god arbejdsrutine med kontrol af beskeden før den afsendes. Fx kan du tilføje modtagerne af beskeden som det sidste inden du sender beskeden. Vær opmærksom på, at når du vil sende til en gruppe, skal du benytte filtreringspilen ud for gruppen og vælge, om du vil skrive til gruppens elever, forældre eller medarbejdere (eller dem alle). Der findes også kladdefunktionalitet i Aula. Det betyder, at du kan vente med at sende beskeden, indtil du er helt klar.
Hvordan sender man beskeder fra Aula til personer, som ikke er på Aula?
- I beskedmodulet kan du udelukkende kommunikere med andre brugere, som er på Aula. Forældre og elever kan kun sende beskeder til brugere fra egen institution, mens medarbejdere og ledere kan skrive til forældre og elever fra egen institution og medarbejdere fra alle kommunens institutioner.
Følsomme beskeder – Hvad og hvordan?
- Beskeder i Aula kan indeholde fortrolige informationer og følsomme personoplysninger fx om børns helbred eller trivsel. Hvad der defineres som følsomme oplysninger kan du læse mere om her.
- Når du ønsker at sende en besked, som er følsom, sætter du et flueben ved ’Marker som følsom’ under beskeden. Du kan både opmærke en besked som følsom før og efter en besked er afsendt. Dette betyder, at beskeden nu sendes med ekstra sikkerhed, og at modtageren ikke kan se beskeden, før de har foretaget et step up i sikkerhedsniveau. Beskeden vil være sløret, indtil man er logget ind via kommunes valgte step up løsning, og for forældres vedkommende vil dette step up kræve et login med NemID, hvis de bruger Aula i en browser. Hvis forældre bruger Aula App på deres telefon, kan de også lave step up med fingeraftryk eller en selvvalgt PIN-kode.
Fællespostkasser – Hvad, hvordan og hvornår?
- En fællespostkasse er en e-mail (indbakke), som flere kan administrere på én gang. På den måde kan man dele et ansvar for besvarelser af mails og beskeder, samtidig med, at alle der administrerer denne postkasse, har overblik over indholdet.
- Fællespostkasser giver et hurtigt overblik over indhold, samtidig med at beskederne ikke sander til i ens egen private indbakke, eller forsvinder i overlevering.
- Deler man en fællespostkasse, findes denne under ”Mapper” i beskedsystemet. Det kunne fx være Lærerteamt.4a@aula.dk. Når man tilgår denne postkasse, ser man udelukkende post adresseret til denne postkasse. Tilsvarende afsendes post herfra med postkassens afsenderadresse, og ikke ens personlige navn. Det vil, i dette tilfælde, betyde, at forældre kan sende én besked til et helt lærerteam – og omvendt.
- En fællespostkasse kan anvendes i mange sammenhænge, fx som dagtilbudsledelsen.børnehuset@aula.dk, kontaktbog.4a@.aula.dk, skolesekretariatet.møllevang@aula.dk, it-support.møllevang@aula.dk og lignende.